Facturarea pentru afaceri mici: Cum să scrieți unul și să vă ocupați de facturile neachitate

Multe companii se străduiesc să colecteze prompt plățile de la clienți, iar aceste lipsuri de numerar pot avea consecințe grave. Secretul unei colectări mai rapide a plăților se află pe factură: trimiterea rapidă a facturilor, făcându-le ușor de plătit și consecvența cu privire la urmărirea dvs. sunt cheia pentru colectarea mai rapidă.

În acest ghid, vă vom învăța cum să scrieți o factură și să descoperiți toate cele mai bune practici pentru facturare, inclusiv modul în care utilizați software-ul de facturare pentru a gestiona automat o mare parte a lucrărilor. FreshBooks, care este sponsorul acestui articol, este cu ușurință cea mai bine apreciată soluție de facturare pe piața SMB. Puteți încerca gratuit software-ul lor premiat făcând clic pe link-ul de mai jos:

O factură reprezintă o cerere de plată a bunurilor și serviciilor pe care clienții dvs. le-au primit deja. Ar trebui să creați o factură și să o trimiteți clienților dvs. imediat după ce ați împlinit sfârșitul acordului.

Mai jos, este o factură de probă pe care am creat-o în FreshBooks pentru compania noastră fictivă, Plumbing Paul. Cel puțin o factură ar trebui să includă informațiile de contact ale companiei (adică adresa, numărul de telefon), datele de contact ale clientului dvs. și detaliile produsului / serviciului achiziționat, cum ar fi cantitatea și costul, împreună cu data scadentă. Mai târziu, în acest articol, vă vom trece prin pașii pentru a crea o factură în FreshBooks.

Trebuie să implementați un proces care începe cu vânzarea și se încheie cu colectarea de plată de la clienții dvs. În caz contrar, veți găsi un bilanț mare de încasări de cont (banii pe care clienții dvs. ți le datorează), dar nu există nici un flux de numerar.

Iată cele 5 pași pentru a gestiona facturile și pentru a fi plătiți mai repede:

Pasul 1 - Creați factura în timp util

Creați factura în termen de 1-2 zile lucrătoare după ce ați furnizat servicii sau ați expediat produsele clientului dvs. Cu cât așteptați mai mult să trimiteți factura, cu atât mai mult va trebui să așteptați să primiți plata. Sfat: dacă aveți nevoie de o depunere de la client înainte de a începe lucrul, asigurați-vă că reduceți factura prin plata pe care ați primit-o în avans. De asemenea, puteți crea o factură pentru a solicita un depozit sau o reținere în avans.

Pasul 2 - facturile de e-mail (nu facturile poștale!)

După cum am menționat în pasul 1, cu cât clientul dvs. primește mai rapid factura, cu atât mai devreme vă puteți plăti. Nu ratați timpul să trimiteți facturi prin poștă; trimiteți în schimb factura către clientul dvs. Software-ul contabil, cum ar fi FreshBooks, vă permite să vedeți dacă factura a fost deschisă, deci nu vă faceți griji dacă factura a fost pierdută.

Pasul 3 - Permiteți clienților să plătească facturile online

Cu tehnologia de astăzi, putem plăti pentru orice în câteva secunde, cu doar o apăsare de un smartphone sau smartwatch. De ce să nu faceți acest lucru la fel de ușor pentru clienții dvs.? Utilizând software-ul de facturare, cum ar fi Freshbooks, puteți oferi clienților opțiunea de a plăti cu cardul de credit (sau cardul de debit Visa); economisind timpul de la scrierea și trimiterea unui cec și vă salvează dificultatea de a aștepta un cec, apoi îndreptați-vă către bancă pentru a face un depozit.

Pasul 4 - Trimiteți mementouri regulate

Majoritatea programelor de contabilitate, cum ar fi FreshBooks, vă vor permite să trimiteți mementouri automate clienților, împreună cu o copie a facturii deschise. Indiferent dacă utilizați FreshBooks sau calendarul Gmail, vă recomandăm să creați următoarele 3 tipuri de mementouri:

  1. 1-2 zile înainte ca factura să apară datorată. Aceasta este o abordare proactivă de a avertiza clientul dvs. că data scadentă a plății se apropie.
  2. 1-2 zile după data facturii. Acesta este un memento prietenos pentru clientul dvs. că data scadenței a trecut și plata este acum datorată.
  3. 7 zile după data scadentă. Dacă nu ați primit o plată la o săptămână după data scadentă, este timpul să oferiți clientului dvs. un apel. În funcție de câte facturi ați plătit în trecut, planificați să vă alocați cel puțin o oră în fiecare săptămână pentru a efectua aceste apeluri ulterioare. În timp ce acestea nu sunt distractive, trebuie să păstrați liniile de comunicare deschise între dvs. și clientul dvs. pentru a vă plăti; odată ce clientul dvs. începe să vă evite, probabilitatea de a vă plăti va scădea.

Pasul 5 - Examinați procesul de îmbătrânire și urmărire A / R

Pe o săptămânal trebuie să revizuiți raportul de îmbătrânire a conturilor de încasare și să faceți o listă a clienților care trebuie să vă apeleze pentru a solicita plata. Mai jos este un exemplu de raport de îmbătrânire a conturilor pe care l-am făcut pentru afacerea noastră fictivă, plumbingul lui Paul.

Raportul de mai sus prezintă toate facturile anterioare datorate începând cu 3 noiembrie 2017. Mai jos este o scurtă explicație a fiecărei coloane.

1-30 Zile: Facturile din acest grup se situează între 1 și 30 de zile după datele scadente. Odată ce factura ajunge la 7 zile în urma scadenței, ar trebui să sunați săptămânal pentru a urmări plata.

31-60 de zile: Facturile din acest grup sunt de 31-60 de zile după datele scadente. Toate aceste facturi ar trebui să se afle pe lista dvs. de apeluri săptămânale. Odată ce o factură atinge acea valoare de 60 de zile, trebuie să considerați că nu acceptați niciun fel de comenzi suplimentare de la client sau că revocați privilegiile de credit și le puneți pe C.O.D. (livrare numai în numerar) până când contul a fost plătit integral.

61-90 Zile: Facturile din acest grup sunt cu 61-90 de zile după datele scadente. Până acum, în cazul în care clientul dvs. nu a stabilit un plan de plată cu dvs. sau a dat o dată la care plata va fi efectuată în întregime, este necesar să luați probabil următorul pas și să căutați o acțiune în justiție.

Peste 90 de zile: Orice facturi care ajung până la 90 de zile trebuie trimise la o agenție de colectare. Mai mult decât probabil, facturile cu o vechime de peste 90 de zile vor fi scrise din cărți ca datorii neplătite. Știrile despre bunuri sunt că cheltuielile datoriei neplătite sunt deductibile, yay!

În plus față de stabilirea de apeluri regulate și trimiterea de scrisori privind facturile scadente, puteți începe să adăugați și dobândă în plus față de suma datorată. FreshBooks vă permite să aplicați automat tarife târzii la facturile scadente.

Adăugarea de tarife / taxe cu întârziere va permite clientului să știe cât de serioși sunteți de plătit și îi poate motiva să trimită cecul respectiv. Puteți renunța întotdeauna la taxe după primirea plății.

Majoritatea întreprinderilor mici creează facturi utilizând un software de contabilitate cum ar fi FreshBooks, un program de procesare de text precum Microsoft Word sau un program de calcul tabelar precum Microsoft Excel.

Sursă: Microsoft

Crearea de facturi în Word

Dacă nu aveți acces la fișiere Excel sau Google și creați doar o mână de facturi în fiecare lună (5 sau mai puțin), Microsoft Word este probabil cea mai economică soluție pentru dvs.

Pentru a utiliza un șablon de factură Microsoft Word, deschideți pur și simplu Word și faceți clic pe "Document nou". Aceasta vă va aduce într-o bază de date online unde puteți alege dintre sute de șabloane diferite.

Iată câteva dintre argumentele pro și contra pentru a crea facturi folosind Word:

Pro-uri

  • Accesați peste 200 de șabloane din biblioteca Microsoft astfel încât să nu trebuiască să începeți de la zero.
  • Flexibilitatea de a personaliza orice șablon de la culori și design la adăugarea siglei companiei dvs. pentru a se potrivi cu marca dumneavoastră.

Contra

  • Este un proces foarte manual și obositor care va necesita mult timp.
  • Spre deosebire de Excel, nu puteți crea formule pentru a calcula reduceri sau impozite pe vânzări; va trebui să faceți aceste calcule manual, ceea ce crește probabilitatea unei erori.

Sursa: Fitsmallbusiness

Crearea facturilor în Excel

Excel este o altă opțiune populară pentru companiile care au doar o mână de clienți și care doresc să învețe cum să scrie o factură. Procesul este similar cu Word, cu excepția faptului că puteți găsi în mod obișnuit șabloane care vor calcula automat totalurile.

De exemplu, șablonul de factură Excel va adăuga automat reduceri, taxe și subtotaluri pentru a calcula suma facturii.

Iată câteva dintre avantajele și dezavantajele creării facturilor utilizând Excel:

Pro-uri

  • Puteți crea formule pentru a calcula reduceri, subtotaluri și impozitul pe vânzări.
  • Similar cu Word, aveți acces la mai mult de 200 de șabloane din biblioteca Microsoft, astfel încât să nu trebuiască să începeți de la zero.

Contra

  • Este un proces manual care va impune cu siguranta sa investesti ceva timp la infiintare.
  • Trebuie să aveți o bună înțelegere a modului de a crea formule în Excel; în caz contrar, calculele dvs. vor fi incorecte.

Sursa: FreshBooks

Crearea de facturi cu software-ul de contabilitate

Odată ce trimiteți mai mult de două facturi pe lună, un program software contabil, cum ar fi FreshBooks, devine adesea cea mai bună soluție. Pentru unul, este mai ușor și mai rapid să creați facturi. Dar, poate, mai important, caracteristici precum plățile online și mementourile automate vă ajută să vă plătiți mai repede.

Pentru a încerca gratuit cărți noi, puteți urma acest link sau urmați instrucțiunile pas cu pas în secțiunea următoare.

Pro-uri

  • Complet personalizabil; adăugați doar sigla companiei, schema de culori și fontul ales de dvs.
  • Calculează automat totalurile facturilor pentru dvs.; inclusiv reducerile aplicabile și impozitul pe vânzări; nu sunt necesare calcule manuale.
  • Acceptați plățile online de la clienți.
  • Rulați un raport de îmbătrânire A / R în FreshBooks pentru a vedea ce facturi sunt datorate sau care urmează să fie scadente.
  • Când este trimis prin intermediul FreshBooks, puteți urmări momentul în care factura a fost vizualizată și / sau plătită de clientul dvs.
  • Aveți posibilitatea să creați mementouri automate clienților atunci când o factură intră sau urmează să fie scadentă.
  • FreshBooks poate trimite automat facturi clienților pe care trebuie să factureze săptămânal, lunar sau trimestrial.
  • Puteți crea o factură pentru a solicita un depozit în avans (sau un reținut) de la client înainte de a începe lucrarea.
  • Stabiliți plăți recurente pentru acei clienți care plătesc în mod obișnuit aceeași sumă într-un program de plăți săptămânal, lunar sau trimestrial.

Contra

  • FreshBooks vine doar cu două șabloane față de cele 200 de șabloane pe care trebuie să le alegeți cu Microsoft Excel și Word.
  • Ca majoritatea software-ului contabil, va trebui să plătiți o taxă lunară de abonament pentru a utiliza FreshBooks. Cu toate acestea, spre deosebire de Microsoft Excel & Word, puteți face mult mai mult cu FreshBooks decât să creați doar facturi. Puteți gestiona toate veniturile și cheltuielile dvs. în FreshBooks și puteți crea situații financiare cheie, cum ar fi o declarație de profit și pierdere.

Dat fiind faptul că software-ul de facturare este adesea cea mai bună soluție pentru întreprinderile mici care doresc să scrie o factură, vom continua să ajungem la unul dintre programele de top - FreshBooks - pentru a vă arăta cum funcționează. Pentru a urmări împreună cu propriul cont, înscrieți-vă aici pentru o încercare gratuită de 30 de zile a FreshBooks.

Înainte de a putea crea facturi în FreshBooks, trebuie să introduceți mai întâi câteva informații de bază despre afacerea dvs. Acest lucru ia literalmente toate cele 3 minute și apoi sunteți bine să mergeți!

Pasul 1 - Introduceți informațiile companiei de bază

În captura de ecran de mai jos, am introdus numele proprietarului companiei, numele firmei, adresa completă și dacă este sau nu o afacere corporativă / LLC. După ce ați completat aceste câmpuri, faceți clic pe butonul "Salvați și continuați".

Pasul 2 - Selectați-vă Industria.

În ecranul următor, alegeți industria în care se încadrează afacerea dvs.

Asta e! Suntem gata să creăm facturi.

Urmați pașii de mai jos pentru a crea o factură în FreshBooks:

Pasul 1 - Personalizați șablonul de factură

Înainte de a crea o factură, dorim să selectăm un șablon și să îl personalizăm așa cum este indicat în imaginea de mai jos.

  1. Alegeți un șablon: FreshBooks are două șabloane pe care le puteți alege; Simplu sau modern. Faceți clic pe săgeata indicată mai sus pentru a comuta între ele și pentru a selecta șablonul dorit.
  2. Adăugați logo-ul dvs.: Încărcați logo-ul companiei, dacă aveți unul. Dacă nu aveți logo-ul, consultați articolul nostru despre cel mai bun software de design al logo-ului.
  3. Selectați o temă Culoare: Selectați o schemă de culori pentru șabloanele facturii.
  4. Selectați un font: Dați clic pe meniul derulant pentru a alege din câteva opțiuni de font.
  5. Salvați: După ce ați făcut selecțiile, asigurați-vă că le salvați.

Pasul 2 - Faceți clic pe "Creați un nou", apoi pe "Factură"

De la Tablou de bord, faceți clic pe "Creaza nou"Și selectați Factura fiscala așa cum este indicat în imaginea de mai jos.

Pasul 3 - Completați câmpurile de facturare

Mai jos este un exemplu de șablon de factură care va fi afișat împreună cu o scurtă explicație a fiecărui câmp de care trebuie să completați.

  1. Informațiile dvs. de contact: Aceste informații vor fi în mod automat populate din informațiile de bază ale companiei pe care le-ați introdus când configurați FreshBooks. Vom acoperi acest lucru mai târziu în acest articol. Sfat: este important ca clientul dvs. să aibă aceste informații la îndemână, astfel încât să vă poată tăia cecul și / sau să vă dea un apel rapid dacă au o întrebare referitoare la factura lor.
  2. Efectuată plata către: Informațiile de contact ale clienților dvs. aparțin acestui domeniu. Dacă nu ați setat clientul în FreshBooks, puteți introduce informațiile despre client direct în acest câmp. Sfat: dacă preferați să trimiteți facturile prin e-mail melc, asigurați-vă că includeți numele persoanei de contact în această secțiune; mai ales daca este o companie mare.
  3. Data emiterii: Acest câmp va popula automat cu data la care ați creat factura. Cu toate acestea, puteți schimba data dacă doriți.
  4. Număr de factură: Numărul facturii este un număr unic pe care FreshBooks îl va genera; nu veți putea schimba acest număr.
  5. Suma datorată: FreshBooks va calcula automat valoarea totală a facturii pe măsură ce introduceți produsele / serviciile în secțiunea Descriere.
  6. Descriere: Introduceți o descriere detaliată a serviciului / produselor pe care facturați în acest câmp.
  7. Rată: Introduceți rata de facturare pentru serviciul / produsul pe care îl facturați în acest câmp.
  8. Cantitate: Introduceți numărul de produse pe care ni le oferim orele pentru serviciile pentru care plătiți în acest câmp.
  9. Linia totală: FreshBooks va multiplica rata ori cantitatea și va calcula acest câmp pentru tine.
  10. Reducere: Dacă doriți să aplicați o reducere la factură, trebuie doar să introduceți procentul de reducere în acest câmp, iar FreshBooks va calcula discount-ul pentru dvs.
  11. Impozit: Dacă trebuie să aplicați impozitul pe vânzări, introduceți rata impozitului pe vânzări în acest câmp, iar FreshBooks va calcula automat impozitul pe vânzări pentru dvs.
  12. Suma datorată: FreshBooks va adăuga împreună câmpurile Subtotal, Discount și Taxe pe vânzări, va scădea orice plăți anulate (sau depozite) pentru a calcula suma totală datorată.
  13. notițe: Puteți să introduceți o notă personală clienților dvs. sau un memento prietenos că pot efectua plățile online, așa cum am făcut în acest exemplu.
  14. Termeni: Nu ezitați să includeți un memento prietenos clienților dvs. să plătească facturile la data scadenței. Sfat: acesta ar fi, de asemenea, un loc minunat pentru a reaminti clienților că taxele / penalitățile întârziate vor fi evaluate dacă factura nu este plătită la timp.

După cum am discutat, trebuie să trimiteți prin e-mail facturile; cu cât clientul dvs. primește factura mai devreme, cu atât mai devreme vă plătesc.

Urmați pașii de mai jos pentru a vă trimite facturile prin e-mail în FreshBooks.

Pasul 1 - Faceți clic pe factura

Dacă nu aveți factura deschisă, navigați la Tabloul de bord și faceți clic pe factură pentru ao afișa pe ecran. Faceți clic pe butonul "Trimiteți" așa cum este indicat în imaginea de mai jos.

Pasul 2 - Completați detalii despre e-mail și trimiteți

În ecranul următor, trebuie să furnizați câteva informații suplimentare. Mai jos este un instantaneu al câmpurilor împreună cu o scurtă explicație a fiecăruia.

  1. Adresa de email: Introduceți adresa de e-mail la care doriți să trimiteți factura. Puteți introduce mai multe adrese de e-mail dacă doriți.
  2. Subiect: Acest câmp este creat de FreshBooks și nu poate fi modificat.
  3. Organismul de e-mail: FreshBooks generează o parte din mesajul de e-mail pe care îl vedeți aici; cu toate acestea, puteți scrie și un mesaj personalizat, așa cum am făcut aici, cu "Vă mulțumim pentru afacerea dvs.!".
  4. Creați o legătură pe care o puteți partaja: În plus față de trimiterea facturii prin e-mail, puteți crea, de asemenea, un link la factură făcând clic pe "Creați un link care să poată fi distribuit".
  5. Trimite factura: După ce ați terminat, faceți clic pe acest buton pentru a trimite e-mailul clientului dvs.

După cum am discutat anterior, este important să oferiți clienților dvs. opțiunea de a plăti facturile online. Le va economisi timp pentru că o pot face mai repede decât să vă trimită un cec.

Urmați pașii de mai jos pentru a activa funcția de plată online în FreshBooks.

Pasul 1 - Faceți clic pe Factură

Dacă nu aveți factura deschisă, navigați la Tabloul de bord și faceți clic pe factură pentru ao afișa pe ecran. În partea dreaptă a facturii, veți vedea o listă cu Setări. Click pe "Acceptați cardurile de credit"Așa cum se arată în imaginea de mai jos.

Pasul 2 - Examinați și acceptați termenii și taxele pentru cardurile de credit

În ecranul următor, veți vedea o listă de carduri de credit pe care le puteți accepta împreună cu taxa care va fi debitată pentru fiecare tranzacție. Apasă pe "Acceptați cardurile de credit"Pentru a accepta termenii și pentru a activa plățile online pentru clienții dvs.

Pasul 3 - Verificarea plăților online este activă

Acum, când clienții dvs. primesc facturile, vor vedea următoarele "Plătește acum"Din partea de sus a facturii. Tot ce trebuie să faceți este să urmați instrucțiunile de pe ecran pentru a vă plăti facturile în doar câteva minute!

Sfat: Odată ce clientul dvs. plătește o factură, următoarele vor avea loc în FreshBooks:

  • Factura va fi marcată ca plătită și soldul A / R va fi automat redus.
  • Veți primi o notificare prin e-mail prin care factura a fost plătită.
  • Plata ar trebui să vă atingă contul bancar în decurs de 2-3 zile lucrătoare.

Puteți trimite până la trei mementouri cu întârziere de plată și puteți, de asemenea, să aplicați taxe de întârziere cu FreshBooks. Cu toate acestea, trebuie să vă abonați la FreshBooks Pro pentru a avea acces la această funcție. Pentru a o configura, afișați pur și simplu o factură, faceți clic pe Setările care se află în partea dreaptă a facturii și selectați Trimiteți mementouri. Va fi afișată următoarea fereastră:

Selectați numărul de zile (înainte sau după) pe care doriți ca mementoul să iasă la client. Bazându-ne pe discuțiile pe marginea memento-urilor în modul de creare a unei secțiuni de procesare la sfârșit, vă sugerăm să configurați următoarele 3 mementouri:

  1. 2 zile înainte de data limită
  2. 2 zile după data scadentă
  3. 7 zile după data scadentă

Rulați Raportul de îmbătrânire a conturilor

După cum am discutat, cel mai bun mod de a gestiona facturile dvs. restante este să vă revizuiți raportul A / R Aging cel puțin o dată pe săptămână.

Urmați pașii de mai jos pentru a rula Raportul de îmbătrânire a conturilor (A / R Aging) în FreshBooks:

Pasul 1 - Accesați Rapoartele avansate.

Din tabloul de bord, defilați în jos la secțiunea Rapoarte avansate și faceți clic pe secțiunea "Îmbătrânirea conturilor", După cum este indicat în imaginea de mai jos.

Pasul 2 - Examinați Raportul de îmbătrânire a conturilor.

Mai jos este un instantaneu al raportului de îmbătrânire a conturilor (cunoscut sub numele de Raport de îmbătrânire A / R) pe care l-am rulat pentru compania noastră, Paul Plumbing.

Începând cu 3 noiembrie 2017, există doi clienți care au facturi restante care sunt restante de la 1 la 30 de zile. Puteți tipări acest raport, îl puteți exporta în Excel sau îl puteți trimite oricui prin e-mail.

Pentru a recapitula, acum aveți o mai bună înțelegere a informațiilor pe care trebuie să le includă factura dvs., cum să implementați un proces care începe cu facturarea pentru vânzările / serviciile dvs. și se încheie cu colectarea în timp util a plăților de la clienți, ceea ce va îmbunătăți fluxul de numerar.

Vă recomandăm să utilizați un software de contabilitate, cum ar fi FreshBooks, deoarece vă poate ajuta să nu trimiteți clienților dvs. numai facturi cu aspect profesional, ci vă va economisi timp astfel încât să vă puteți întoarce la ceea ce vă place cel mai mult, crescând afacerea dvs.!

Priveste filmarea: Avansul facturat. Calculul cifrei de afaceri (August 2019).